Notionで超マルチタスクを管理する

世界は超マルチタスク時代。タスク管理をしようにも、何を使っても中途半端、かゆいところに手が届かないと感じている人のために、Notionというツールをおすすめしたい。

Notion初心者による、初心者のためのタスク管理システムづくりの記録。

タスク管理システムに何を求めるか

私はタスク管理をすることで、こうなりたい。

仕事：自分の役割、責任を確実に果たしたい

• 指示が飛んできた瞬間にすぐにタスクを追加
• タスクの中のサブタスクも紐づけて抜け漏れなく管理(タスクに親子関係を付けたい)
• ルーティンワーク(特に事務作業)を抜け漏れなく、かつ簡単に追加
• 上司などに自分のタスクが見えるようにする
  • 自分の頑張りを見てほしい
  • 信頼される人になりたい

プライベート：自分のこと(プライベートの時間)も大事にしたい

• 仕事は、8時間内に日々のタスクを収める(自分の時間も大切に)
• 1つのタスクの予定時間、実際にかかった時間を見える化
• 1つのタスクにかかる時間を予測しやすく(同じタスクの平均時間を記録)
• やるべきこととやりたいことの分類(発散的な自分の思考・行動を落ち着けたい)
  • 達成感を味わいたい

仕事もプライベートも：視野を広く、長期的な見通しを持ちたい

• 長期的な見通しを持つ(3カ月～1年間)
  • 段取りをすることで結果的に、自分のやりたいことをしたり、人の役に立つ余裕をつくる
  • 日々充実していきたい。忙殺されている感をなくしたい。

全項目繋がっているし、同じようなことも混ざっているけれど、こんな感じ。じゃあどうする？

具体的な理想のタスク管理システム

求めていることと、勤め先の導入ツールから具体的な条件は決まってくる。

1. Google Workspace※1とSlackと連携している
   • Googleカレンダー：日々の時間管理をする(＝上司などに共有する)
   • Googleカレンダー：決めた日々のタスクの予定時間と、実際にかかった時間を記録する
   • Slack：飛んできた指示をすぐにタスクとして追加する
   • Slack：タスクやプロジェクトに関する追加情報を記録、蓄積する(変化に柔軟に対応する)
2. 長期的な見通し(3カ月～1年間)から、タスクの段取りを決められる
3. タスクの中のサブタスクを全て紐づけて進捗を見ることができる
4. 重要度と緊急度が分かる。やるべきことと、やりたいことを分けることができる。

私の会社では、Google WorkspaceとSlackは必ず使う。そのため、この2つのツールを基準にこの、4項目に沿って、理想のタスク管理システムを作っていくぞ。

詳しくは以下！